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Oh Schreck, die Umsatzsteuer – (k)ein Buch mit sieben Siegeln

Viele Freiberufler zerbrechen sich über die Umsatzsteuer den Kopf: Welcher Umsatzsteuersatz ist der richtige? Müssen es 7 oder 19 Prozent sein – oder ist die Leistung womöglich umsatzsteuerfrei? Wie finde ich heraus, was richtig ist? Die Umsatzsteuer verlangt besondere Aufmerksamkeit: Wer hier nachlässig wird, riskiert am Ende Ärger in einer Steuerprüfung. In diesem Kapitel lesen Sie, wie Sie Ihre Einnahmen umsatzsteuerlich richtig einordnen, die Umsatzsteuer dem Finanzamt melden – und wie Sie mit der Umsatzsteuer vielleicht sogar noch sparen können.

Freiberufler und Gewerbetreibende – ein großer Unterschied

Vorab sei klargestellt: Die Umsatzsteuer – oder vielmehr der Umsatzsteuersatz – entscheidet nicht darüber, ob jemand Freiberufler ist oder nicht. Es ist durchaus möglich, dass manche Freiberufler Dienstleistungen mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen anbieten – oder neben umsatzsteuerbefreiten auch umsatzsteuerpflichtige Leistungen im Portfolio haben.

Die Unterscheidung zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden orientiert sich nicht daran, ob Umsätze mit 19 Prozent oder 7 Prozent Mehrwertsteuer versehen werden. Das Einkommensteuergesetz (EStG) bietet vielmehr mit den sogenannten Katalogberufen die Richtschnur dafür, wer in jedem Fall Freiberufler ist – und wer einer sein könnte.

Ausdrücklich genannt werden in § 18 EStG selbstständige

• Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten,
• Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratende Volks- und Betriebswirte, vereidigte Buchprüfer, Steuerbevollmächtigte,
• Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Lotsen,
• Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer.

Aber auch diejenigen, deren Tätigkeitsfeld nicht in den Katalogberufen benannt ist, können Freiberufler sein, und zwar dann, wenn ihre Arbeit der eines Katalogberufs ähnlich ist. Freiberufler können laut Gesetz darüber hinaus wissenschaftlich, künstlerisch, schriftstellerisch, unterrichtend oder erzieherisch tätig sein.

Steuerlich genießen Freiberufler einige Vorteile: Sie müssen für ihre Einkünfte keine Gewerbesteuer zahlen. Außerdem wird ihnen die Buchhaltung leicht gemacht: Während Gewerbetreibende ab einem bestimmten Gewinn eine Bilanz erstellen müssen, haben Freiberufler sogar bei hohen Gewinnen stets die Wahl. Sie können entweder eine Bilanz erstellen – oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Künstlerische Leistungen aus dem Off

Weil es sich lohnt, vom Finanzamt als Freiberufler eingestuft zu werden, zog ein Synchronsprecher vor Gericht. Er sprach Werbe- und Ansagetexte ein und war außerdem als Off-Sprecher bei Fernsehproduktionen tätig – und gab diese Einkünfte als selbstständige Einkünfte an. Zunächst folgte die Finanzverwaltung dieser Auffassung, erklärte jedoch später, dass die Tätigkeit des Synchronsprechers (und damit künstlerische Leistungen) im Vergleich mit der Arbeit als Off-Sprecher von untergeordneter Bedeutung einzuordnen seien. Hier werden Text und Einsatz teilweise sekundengenau vorgegeben und seien daher eher mit der eines Moderators von Werbesendungen vergleichbar. Das Finanzgericht Köln folgte dieser Einschätzung nicht (Az. 2 K 553/18). Der Sprecher habe maßgeblichen Gestaltungsspielraum, den Text dramaturgisch zu verändern und die Stimm- und Tonlage variabel, vielfältig und kreativ einzusetzen. Diese Eigenschaften überwiegen laut Urteilsbegründung den bloß handwerklich geprägten Einsatz der Stimme, wie es bei einem klassischen Nachrichtensprecher der Fall ist. Die Folge: Die Einkünfte wurden als freiberufliche Tätigkeit eingestuft.

Gewerbe färbt auf Freiberuflichkeit ab – oder auch nicht

Grundsätzlich ist es recht kompliziert, gewerbliche Tätigkeiten mit freiberuflicher Arbeit zu kombinieren. Der Grund: Die Einkünfte aus Gewerbebetrieb können dazu führen, dass die die gesamten Einkünfte als gewerblich eingestuft werden. In der Fachsprache der Finanzbeamten spricht man von der »Abfärbetheorie« – und die führte immer wieder dazu, dass sich Steuerpflichtige mit dem Finanzamt um die Einstufung herumstritten. Der Bundesfinanzhof hat mit mehreren Urteilen Rechtssicherheit in die Angelegenheit gebracht und eine Bagatellgrenze eingezogen: Demnach dürfen die Einkünfte einer GbR trotz einer nebenberuflichen, geringen gewerblichen Tätigkeit nicht zu Gewerbeeinkünften gemacht werden, wenn die gewerblichen Umsätze 3% der Gesamtnettoumsätze nicht übersteigen. Zusätzlich darf der gewerbliche Umsatz nicht höher als 24 500 Euro pro Jahr sein (Az. VIII R 6/12, VIII R 16/11, VIII R 41/11).

Umsatzsteuer – ein Grundkurs

Die Umsatzsteuer ist neben der Einkommensteuer die wichtigste Steuerart, mit der Selbstständige im unternehmerischen Alltag zu tun haben. Allerdings handelt es sich bei der Einkommensteuer und der Umsatzsteuer um zwei völlig unterschiedliche Universen. Ihre Wege kreuzen sich nur in seltenen Fällen. Bei der Umsatzsteuer geht es ausschließlich um die Einnahmen, also um die Umsätze. Umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt, wird die Umsatzsteuer in Rechnungen meist mit MwSt. abgekürzt. Gemeint ist dasselbe: Mit der Umsatzsteuer werden alle »Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt«, (§ 1 Abs. 1 UStG) belegt. Im Klartext bedeutet das, dass jede Dienstleistung, die ein Freiberufler in Deutschland erbringt, grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig ist. Die gesetzlichen Bestimmungen für die Umsatzsteuer sind nicht nur im Umsatzsteuergesetz (UStG), sondern auch in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung festgeschrieben.

Die Umsatzsteuer begleitet jedes Produkt vom Rohstoff über die Fertigware bis in die Hand des Verbrauchers. Der Endabnehmer, sprich der Verbraucher, ist derjenige, der mit der Umsatzsteuer wirtschaftlich belastet ist. Die Unternehmen schlagen die Umsatzsteuer auf ihre Umsätze auf und leiten sie an den Fiskus weiter. Das bedeutet umgekehrt: Die Umsatzsteuer bleibt am Endverbraucher hängen, das Unternehmen hat grundsätzlich keine Mehrkosten. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer ist die Steuer in aller Regel ein Nullsummenspiel. Sie leiten die eingenommene Umsatzsteuer an den Staat weiter. Umsatzsteuer, die sie selbst auf eingekaufte Waren und Dienstleistungen bezahlt haben, dürfen Unternehmer von ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen. Im Steuerdeutsch heißt diese Art der Umsatzsteuer Vorsteuer. Der Verbraucher jedoch muss den um die Mehrwertsteuer erhöhten Endpreis letztlich zahlen. Die Umsatzsteuer ist also eine indirekte Steuer, die den Konsum belastet.

Grundsätzlich muss in Deutschland jeder Unternehmer auf seine Waren oder Dienstleistungen Umsatzsteuer erheben, selbst berechnen und anmelden. Dabei gilt derjenige als Unternehmer, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Entscheidend ist, ob die Tätigkeit nachhaltig, also auf Dauer angelegt ist und ob Einnahmen erzielt werden sollen. Achtung: Hier dreht es sich tatsächlich um die Einnahmen – also den Umsatz. Im Gegensatz zu den Vorgaben der Einkommensteuer ist es nicht wesentlich, ob Sie auch einen Gewinn erzielen wollen. Das Finanzamt stuft Sie also auch dann umsatzsteuerlich als Unternehmer ein, wenn Sie dauerhaft Verluste machen.

Keine normale Kundschaft? Freiberufler in den Kulturberufen

Freiberufler in den kulturschaffenden Berufen haben hin und wieder Probleme damit, ihre Umsatzsteuerpflicht durchzusetzen. Ein ganz besonderes Beispiel dafür sind die öffentlich-rechtlichen Rundfunksender. Sie zahlen immer das gleiche Honorar – ob der Empfänger nun umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht. Begründung: Die Umsatzsteuer sei gegebenenfalls in den tariflichen Honorarsätzen bereits enthalten. Ist der betroffene Freiberufler also umsatzsteuerpflichtig, erhält er nicht – wie bei anderen Auftraggebern – die Umsatzsteuer zusätzlich zum Honorar, sondern muss de facto von seinem Nettohonorar Mehrwertsteuer an das Finanzamt abführen – und verliert auf diese Weise einen Teil seines Geldes.

Aber wo es Gesetze gibt, gibt es Ausnahmen. Daher existieren im Umsatzsteuerrecht zahlreiche Befreiungen von der Umsatzsteuerpflicht. So sind Heilbehandlungen als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut oder als Hebamme im Bereich der Humanmedizin von der Umsatzsteuer befreit.

Wann wird geheilt?

Mit den Heilberufen ist das so eine Sache. Der Paragraf, der im Einkommensteuergesetz diese Gruppe der Freiberufler definiert, ist eng gefasst. Dort sind unter Heilberufen explizit nur Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Dentisten und Krankengymnasten aufgeführt. Im Umsatzsteuergesetz wiederum werden zusätzlich noch die Physiotherapeuten und Hebammen genannt. Die Aufzählung ist deshalb so wichtig, weil viele Tätigkeiten dieser Berufe von der Umsatzsteuer befreit sind.

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