E-Business mit betriebswirtschaftlicher Standardsoftware

17 UBS AG von Christian Tanner(S. 169-170)

Bei der UBS gehen in der Schweiz täglich über 1'000 Rechnungen von Geschäftspartnern ein. Die manuelle Abwicklung dieser Dokumente verursacht in der stark dezentralisierten Organisation einen hohen Aufwand, ohne einen direkten Wertschöpfungsbeitrag zu leisten. Aus diesem Grund fordert die UBS von ihren Lieferanten verstärkt die Rechnungen in elektronischer Form. Dadurch kann die Rechnungsverarbeitung weitgehend automatisiert oder mittels eines webbasierten Workflows besser gelenkt werden. Um auf Seite der Rechnungssteller eine möglichst hohe Akzeptanz für ihre Forderung zu erreichen, nutzt die UBS die E-Invoicing-Lösung von Swisscom IT Services über den Handelsplatz Conextrade, die den Rechnungsstellern verschiedene Optionen zur Einlieferung der Rechnungsdaten anbietet.

17.1 Unternehmen und Projekthintergrund

Kurzprofil

UBS ist ein führendes Finanzinstitut, das für anspruchsvolle Kunden auf der ganzen Welt Finanzdienstleistungen erbringt. Sie hat den Anspruch, Finanzkraft und Innovationsfähigkeit in einer internationalen Unternehmenskultur zu verbinden, die Veränderungen als Chance begreift. UBS ist weltweit führend im Private Banking und gehört zu den grössten Vermögensverwaltern. Im Investment Banking und im Wertschriftengeschäft belegt sie unter den wichtigsten globalen Finanzinstituten einen Spitzenplatz. In der Schweiz ist sie die Nummer eins im Individual- und Firmenkundengeschäft. Als integrierter Konzern greift UBS auf die vereinten Ressourcen und das Know-how aller Geschäftseinheiten zurück. Die Vision der UBS ist es, das herausragende, globale Finanzdienstleistungsunternehmen und die führende Bank der Schweiz zu sein.

Projekthintergrund

Banken stehen in einem scharfen globalen Wettbewerb. Neben wettbewerbsfähigen Produkten sind effiziente Prozesse eine Voraussetzung für die erfolgreiche Geschäftstätigkeit. Diese Prozesse werden in grossem Umfang durch IT-Lösungen unterstützt, die oft zusammen mit Partnern massgeschneidert entwickelt werden. Banken haben schon früh die Potenziale des E-Business genutzt; nicht nur auf der Kundenseite durch E-Banking, sondern auch durch Lösungen zur Optimierung der internen Prozesse und auf der Beschaffungsseite. Im Jahr 2001 wurde das EProcurement- Projekt „MyShop" gestartet (vgl. Lüthy 2002). Die in dieser Fallstudie vorgestellte Lösung zur elektronischen Rechnungsverarbeitung ist ein weiterer Meilenstein zur umfassenden Unterstützung des Beschaffungsprozesses.

Partnerwahl

Nach der Evaluation mehrerer Lösungspartner entschied sich UBS für Swisscom IT Services AG (Firmenprofil siehe Fachbeitrag Tanner/Koch, S. 157) mit ihrem Handelsplatz Conextrade. Die Erfahrungen im MyShop-Projekt und die frühe Verfügbarkeit einer MwSt-konformen Lösung für den Rechnungsaustausch spielten beim Entscheid eine wesentliche Rolle. Hinzu kam, dass Swisscom IT Services den Rechnungsstellern ein breites Spektrum an Anbindungsmöglichkeiten anbietet. Für die Entwicklung des webbasierten Workflows zur Rechnungskontrolle wurde auf interne IT-Ressourcen zurückgegriffen, die sich punktuell durch Spezialisten von SAP verstärkten.