2.1  Gmail

Der nun geöffnete Gmail Editor​, der vor nicht allzu langer Zeit von Google komplett überarbeitet wurde, unterstützt Sie beim Verfassen der E-Mail zunächst mit klassischen Textformatierungsmöglichkeiten. Er bindet allerdings auch einige Funktionalitäten von anderen Google Tools an einigen Stellen mit ein. Beispielsweise lassen sich über den neuen Editor nicht nur lokal abgespeicherte Anhänge, sondern auch in Google Drive (siehe Kapitel 5) abgelegte Dokumente als Anhang in die Mail einfügen. Des Weiteren lassen sich auch problemlos Fotos und Links in den Mailtext einfügen.

All diese Möglichkeiten zum Anhängen von Informationen an eine E-Mail erreichen Sie über das + Zeichen rechts neben dem Senden-Button. Praktisch ist es auch, dass direkt beim Verfassen einer Mail gleich entsprechende Labels, eine ordnerähnliche Funktion (siehe Abschnitt Organisieren von Mails im Posteingang ), zugeordnet werden können und somit die Mail gleich richtig kategorisiert werden kann. Über ein Menü rechts neben dem »Papierkorb«-Symbol kann direkt die Zuordnung der Mail zu einem Label vorgenommen und bei Bedarf auch gleich noch eine Rechtschreibprüfung durchgeführt werden.

Bei Bedarf kann der Editor auch mehrfach geöffnet werden und Sie können mehrere Mails gleichzeitig verfassen und parallel bearbeiten. Dabei kann die jeweilige zu verfassende Mail minimiert oder geschlossen und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet werden. Der Inhalt Ihrer Mail wird dabei automatisch gespeichert. Dies ist sehr von Vorteil wenn Sie z.B. andere eingehende Mails dringend bearbeiten müssen. Geschlossene E-Mail-Entwürfe können Sie später jederzeit über das Label Entwürfe in der Navigation wieder öffnen und dann versenden.

Neben dem neuen Editor wurden von Google Ende 2013 die Darstellung und der Umgang mit E-Mail-Anhängen in eingehenden Mails ebenfalls komplett überarbeitet. Klassische Anhänge wie Word, Excel und Powerpoint, aber auch PDFs und Bilder werden nun automatisch mit einer kleinen Vorschau auf den Inhalt des Anhangs dargestellt.

Mit einem Klick öffnet Google den Anhang mit dem Google Docs Viewer direkt im Browser. Über den Google Docs Viewer können die Inhalte schnell eingesehen und z.B. gedruckt oder über Google+ geteilt werden. Auch ist in dieser Ansicht das Blättern zwischen den einzelnen Anhängen der Mail möglich und Sie können sich so einfach z.B. mehrere im Anhang vorhandene Fotoentwürfe mit nur einem Klick anschauen.

Fahren Sie mit der Maus über den Anhang, werden abhängig vom Dateiformat des Anhangs verschiedene Symbole dargestellt. Bei jedem Dateiformat wird an dieser Stelle die Möglichkeit zum Herunterladen und zum Speichern des Anhangs in Google Drive (siehe Kapitel 5) angeboten.

Abb. 2.4: Gmail sammelt den Mailverkehr in Konversationen

Google bietet auch weitere Möglichkeiten zur strukturierten Ablage von Mails. Zunächst stellt sich jedoch die Frage, ob eine strukturierte Ablage von Mails überhaupt notwendig ist. Diese ist zum einen sehr zeitaufwendig und Gmail bietet als Produkt von Google natürlich eine mächtige Suchfunktion für das gesamte E-Mail-Postfach an, mit dem eigentlich alle Inhalte durchsucht und relevante Mails gefunden werden können. Trotzdem kann es durchaus Sinn machen, dass Sie gewisse Themen- oder Projektbezogene Mails einem bestimmten Begriff zuordnen können, denn nur so haben Sie alle Mails zu einem bestimmten Kontext auf einen Blick zur Hand und können sich diese entsprechend anschauen oder weiterleiten. Möchten Sie z.B. alle Mails, die im Zusammenhang mit Ihrem nun anstehenden Hausbau immer auf einen Blick zur Verfügung haben, so lohnt es sich durchaus, diese Mails besonders zu kennzeichnen. Aus diesem Grund bietet Gmail neben der Suchfunktion auch die Möglichkeit, Mails mit so genannten Labels​ zu kategorisieren.

Dabei sind Labels auf den ersten Blick ähnlich wie klassische Ordner in Microsoft Outlook. Labels haben jedoch einen entscheidenden Vorteil. Mails in Gmail können mehreren Labels, die man frei definieren kann, zugeordnet werden. Nicht selten ist es der Fall, dass eine Mail auch zu mehreren Labels passt. Wenn Sie z.B. jeder per Mail eingehenden Rechnung das Label »Finanzen« geben und Sie auch jeder Mail zu Ihrem nun anstehenden Hausbau ein Label »Hausbau« vergeben, so macht es durchaus Sinn, dass Sie einer eingehenden Handwerkerrechnung, die vielleicht sogar noch eine Reklamation nach sich zieht, sowohl das Label »Finanzen« als auch das Label »Hausbau« zuordnen. Dies ist in Gmail möglich und der Mailverkehr lässt sich später in beiden Labels wiederfinden.

Die Zuordnung von Labels zu einer Mail erfolgt einfach über den entsprechenden Button Labels in der Gmail-Menüleiste. Hier können zu der aktuell aufgerufenen Mail mehrere Labels zugeordnet, aber auch direkt neue Labels angelegt werden. Über den Menüpunkt Labels verwalten springen Sie automatisch in den Reiter...